ADMINISTRASI KESISWAAN

ADMINISTRASI KESISWAAN

By, Taufiq Harris. M.Pd.

A. Pendahuluan

Tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang yang lebih penting dari administrasi, kata Charles A. Beard yang dikutip oleh Albert Lepawzley dalam bukunya "Administration"  dan juga dikutip oleh Sondang P. Siagian. (dalam Hendyat S dan Wasty S,1982).

Meminjam istilah dari Charles A. Beard. Tidak ada satu hal untuk abad modern ini, untuk melayani kebutuhan-kebutuhan siswa yang lebih penting dari administrasi kesiswaan.

Keberhasilan dalam penyelenggaraan sekolah memang tergantung dari beberapa komponen pendukung pelaksanaan kegiatan, seperti kurikulum, siswa, pembiayaan, tenaga pelaksana dan sarana prasarana. Komponen-komponen tersebut merupakan satu kesatuan untuk mencapai tujuan lembaga sekolah, artinya semua komponen adalah penting dan tidak satu komponen pun yang lebih penting dari komponen yang lainnya.

Komponen siswa merupakan jantung sekaligus menjadi tulang punggung kebermutuan sekolah dan salah satu potensi yang penting dalam kelembagaan sekolah. Sebagaimana yang di kemukakan oleh Rektor Universitas Gresik. "Siswa merupakan faktor terpenting yang harus diperhatikan mengingat variable ini merupakan subjek dan objek yang memiliki karakter, culture dan dinamika. Sebagai hal yang tidak kalah pentingnya siswa adalah merupakan unsur pelanggan yang perlu mendapat pelayanan dan kepuasan" (Sukiyat,2009:168).

Dengan demikian, administrasi kesiswaan bagi lembaga pendidikan sekolah sangat dibutuhkan untuk mengkordinasikan sejumlah aktifitas siswa yang memerlukan perencanaan, pemikiran, pengarahan dan pengaturan serta mempergunakan atau mengikutsertakan semua potensi yang ada secara efektif dan efisien.

B. Pengertian Administrasi Kesiswaan

Sebelum membahasa makna administrasi kesiswaan, perlu mengetahui kata administrasi, A. Sahertian menjelaskan definisi administrasi dari sumber administrasi pendidikan itu sendiri. Sebagi berikut:

Secara etimologis, perkataan adminitrasi berasal dari bahasa latin ad dan minitrare yang berarti melayani (to service). (M.E. Dimock: Public Administration, hal 3). Dari perkataan itu terjadi kata benda administratio dan kata sifat administravus. Jadi apabila sejumlah orang secara bersama-sama bekerja dalam bidang pendidikan di sekolah misalnya, maka mereka ingin mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan. Antara penentuan tujuan hingga tercapainya tujuan itu terdapat suatu proses penyelenggaraan atau disebut pula proses administrasi (A. Sahertian, 1985:18)

Dengan memahami pengertian administrasi secara luas, maka administrasi itu bukan hanya sekedar kegiatan tulis menulis di kantor. Administrasi adalah sebuah proses penyelenggaraan bersama-sama secara keseluruhan untuk mencapai suatu tujuan.

Sebagaimana yang kemukakan oleh para pakar administrasi pendidikan. pengertian  adminitrasi antara lain:

1)      Administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.( (Ngalim Purwanto, 2008:1-2).

2)      Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan daripada keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang ditentukan (Sondang,1974:2).

Didalam buku petunjuk administrasi fakultas pada Universitas Gaja Mada dikemukakan pula beberapa pengertian administrasi, yang antara lain menyatakan:

1)      Administrasi adalah suatu aktivitas atau proses yang terutama bersangkutan dengan cara untuk menyelenggarakan tujuan yang telah ditentukan.

2)      Administrasi adalah proses yang lazim terdapat dalam segenap usaha bersama, baik usaha pemerintah atau swasta, sipil atau militer baik besar maupun kecil

3)      Administrasi adalah pengorganisasian dan bimbingan orang-orang agar melaksanakan suatu tujuan ( dalam Hadari Nanawi,1993:6).

Dan masih banyak lagi pendapat-pendapat tentang administrasi, akan tetapi di dalam perbedaan ternyata ada beberapa unsur yang sama, antara lain sebagi berikut:

1)      Administrasi merupakan kegiatan manusia atau sebagai gejala sosial karena berlangsung dalam inter-aksi antar sejumlah manusia

2)      Administrasi merupakan proses berupa kegiatan-kegiatan atau rangkaian kegiatan/perbuatan atau kejadian-kejadian yang kompleks

3)      Rangkaian kegiatan itu berupa usaha kerjasama sekelompok manusia atau sejumlah personal (dua orang atau lebih)

4)      Kerjasama itu dimaksud untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan melalui pembagian tugas/pekerjaan, tidak sesuai sebagai pengkotakan kerja akan tetapi sebagai satu kesatuan kerja, yang semuanya terarah pada pencapaian tujuan.

Berdasarkan pengertian pengertian dan unsur-unsur administrasi tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa “administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai proses pengendalian usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Hadari Nawawi, 1993:7).

Kemudian, setelah mengetahui dan memahami pengertian administrasi, maka sangat penting juga untuk mengetahui dan memahami siswa dalam sistem pendidikan.

Siswa  merupakan komponen input dalam proses pendidikan (H.Oemar Malik, 2008:115). Dan selanjutnya Oemar Hamalik mengatakan Peserta didik  adalah komponen masukan dalam sistem pendidikan, yg selanjutnya diproses, dlm proses pendidikan, sehingga menjadi manusia yg berkualitas sesuai dgn tujuan pendidikan nasional (Oemar Hamalik dalam Sukarti dan Sururi,2009:205).

Sedangkan menurut Undang-Undang  nomor: 20 Tahun 2003, tentang sistem pendidikan pada Bab I, pasal 1, ayat 4. Peserta didik adalah anggota masyarakat yang berusaha mengembangkan potensi diri melalui proses pembelajaran yang tersedia pada jalur, jenjang, dan jenis pendidikan tertentu. Dan Mohammad Ali, (2009:309) mengemukakan, bahwa "siswa adalah peserta didik yang memerlukan bekal agar dapat hidup dan menghadapi kehidupan  dengan layak pada masanya".

Berdasarkan pengertian diatas, peserta didik/siswa adalah orang/individu yg mendapatkan pelayanan pendidikan sesua dgn bakat, minat,dan kemampuannya agar tumbuh dlm menerima pelajaran yg diberikan pendidik.Dan perlu diketahui, peserta didik, mempunyai sebutan yang berbeda, beda, antara lain:

1)      Taman Kanak Kanak/TK disebut dgn anak didik

2)      Pendidikan Dasar dan Menengah disebut Siswa

3)      Pendidikan Tinggi disebut Mahasiswa

4)      Sebutan yg lain, seperti, Murid, Pembelajar, Santri, Trianee, dll

Setelah mengetahui pengertian administrasi secara benar dan luas sertas mengetahui pengertian siswa dalam sistem pendidikan. Maka administrasi kesiswaan adalah merupakan suatu penataan atau pengaturan segala aktivitas yang berkaitan dengan siswa, yaitu mulai dari masuknya siswa sampai dengan keluarnya siswa tersebut dari suatu sekolah atau lembaga (Hendyat S dan Wasty S,1982:98).

Sama dengan apa yang diterangkan Surya Dharma, (2008). Administrasi kesiswaan adalah mengatur kegiatan-kegiatan peserta didik dari mulai masuk sampai lulus sekolah.

Selanjutnya pendapat yang lain. Administrasi siswa adalah seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja serta pembinaan secara continue terhadap seluruh peserta didik (dalam lembaga pendidikan yang bersangkutan) agar dapat mengikuti proses belajar mengajar (PBM) secara efektif dan efisien, demi tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan (Gunawan, 1996:80). Begitu pula Sobari dan Soewarno,(1991:393) mengemukakan, administrasi kesiswaan itu menunjuk pada tugas-tugas kependidikan di sekolah sebagai kegiatan yang diawali dengan pencatatan siswa yang dilakukan sejak proses penerimaan siswa baru sampai akhirnya siswa tersebut meninggalkan sekolah. Jelaslah dalam administrasi kesiswaan yang diatur adalah siswa.

Kemudian, dalam Asnawir, (2005). A. Gaffer MS membagi administrasi kesiswaan pada tiga bidang, antara lain:

a)      Pupil Inventory adalah gambaran data siswa yang ada dalam lembaga sekolah untuk mengetahui keadaan-keadaan siswa yang akan masuk sekolah dan juga  untuk mengetahui pertumbuhan jumlah penduduk terutama pada usia anak sekolah. Data ini untuk menyususn perencanaan sarana prasarana, tenaga guru, termasuk juga perencanaan keuangan untuk anggaran biaya sekolah tersebut. Dan data pupil Inventory dapat digunakan menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang. (semua data harus ada pada administrator pendidikan/sekolah).

b)      Pupil Accounting adalah data mengenai keterangan perilaku siswa di sekolah, terutama masalah absensi. Seperti, mengapa siswa terlambat masuk sekolah, atau mengapa siswa tidak masuk sekolah, masalah ini guru harus mengetahui penyebab-penyebabnya sehingga dapat membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut.

c)      Pupil Personel Service adalah pelayanan dan usaha-usaha sekolah untuk mengembangkan prestasi siswa, pelayanan tersebut berupa bimbingan konseling yaitu dengan memberikan penyuluhan-penyuluhan kepada siswa, sehingga para siswa sadar tentang potensi bakat mintanya, kemampuannya dan mampu memecahkan masalah-masalahnya sendiri (tanpa paksaan), termasuk juga dengan kesadaranya sendiri dapat mengaplikasikan pelajaran yang telah diajarkan dalam kehidupanya sehari-hari.

C. Ruang lingkup Administrasi kesiswaan

Administrasi kesiswaan mempunyai ruang lingkup pencatatan data dan pelaporan, diatara keduanya berkaitan dan tidak bisa dilepaskan, sehingga dibutuhkan format-format untuk menjalankan dan mengelola pencatatan data dan pelaporan selama kegiatan sekolah tersebut berlangsung.

Sebagaimana Hendyat Soetopo dan Wasty Soemanto, (1982:98-99). Mengungkapkan administrasi siswa sebagai salah satu subtansi problem dari administrasi secara keseluruhan terdiri dari beberapa kegiatan mengatur siswa. Kegiatan mengatur siswa tersebut mencakup :

1.      Mengatur penerimaan siswa baru (PSB) :

-          Rapat penentuan penerimaan siswa baru.

-          Pemasangan Pengumuman

-          Pendaftaran siswa baru

-          Seleksi calon siswa

-          Penentuan penerimaan.

2.      Pengaturan orientasi siswa baru.

3.      Pengaturan siswa sebelum masuk ke kelas pelajaran sesungguhnya:

-          Rapat pembagian kelas dengan wali kelas

-          Sesudah upacara, siswa masuk ke kelas bersama wali kelasnya masing-masing

-          Pembentukan/Pembagian tugas kelas

-          Penjelasan tentang roster dan perpustakaan.

4.      Mengatur kepenasehatan memilih program

5.      Mengatur pelayanan BP kepada siswa

6.      Mengatur pengelompokan siswa dikelas

7.      Mengatur presensi dan absensi siswa

8.      Mengatur kegiatan organisasi siswa

9.      Mengatur kegiatan ekstra kurikuler

10.  Mengatur drop out dan promosi siswa

11.  Mengatur pelaksanaan ulangan-ulangan formatif

12.  Mengatur test sumatif pada setiap akhir semester

13.  Mengatur penentuan kenaikan kelas dengan norma tertentu

14.  Mengatur pembagian raport siswa

A. Sahertian,(1994:103), menerangkan bagian yang perlu dibicarakan dalam pengelolaan kesiswaan (Pupil Personnel Administration), sebagai berikut:

a)      Sensus sekolah dan kehadiran siswa

b)      Penerimaan siswa, pengelompokan dan kenaikan kelas, perpindahan dan surat ijin.

c)      Kemajuan belajar siswa

d)     Pencarian siswa dan registrasi, serta laporan hasil belajar.

Merenungkan kalimat dari John Amos Commenius "Sebuah sekolah yang tidak berdisiplin, sebagai kincir yang tidak berair" (dalam Sahertian,1994:103).  Oleh sebab itu pengelolaan siswa secara teratur dan berdasarkan administrasi siswa akan meciptakan mutu dan prestasi sekolah. Berdasarkan hal tersbut diatas, maka yang perlu diuraikan disini ruang lingkup administrasi kesiswaan antara lain:

1.      Sensus sekolah adalah masalah kehadiran siswa di sekolah, masalah ini sangat esensial dalam pengelolaan siswa, karena ini adalah syarat untuk pencapaian pengetahuan dan proses pengalaman belajar.  Maka ekologi administrasi pendidikan perlu dipelajari untuk membantu menyelesaikan masalah-masalah ketidakhadiran siswa dan sekaligus mempunyai gambaran atau peta keadaan siswa. Itulah pentingnya sensus sekolah sebagai dasar untuk mengetahui jumlah siswa.

2.      Fungsi sensus sekolah, ini adalah pencatatan anak usia sekolah untuk di jadikan acuan penetapan rencana jumlah dan daerah yang perlu didirikan sebuah sekolah dan juga untuk menetapkan berapa batas penerimaan siswa baru di sebuah daerah (rayonisasi), kemudian sebagai acuan untuk mempersiapkan layanan angkutan, dan memproyeksikan layanan-layanan kegiatan bagi sekolah yang membutuhkan, termasuk juga mempersiapkan fasilitas pendidikan khusus, serta membuat rayonisasi untuk anak-anak yang akan masuk dari suatu sekolah ke sekolah lain, dan yang tidak kalah penting sebaia alat record/rekam mengenai jumlah perkembangan sekolah swasta, dan alat untu rekam berbagai sumber mengenai bantuan masyarakat pada kemajuan sekolah.

3.      Metode pelaksanaan sensus dapat dilakukan pada bulan-bulan tertentu dalam tahun pelajaran yang sedang berjalan, akan tetapi sering dilakukan pada saat sekolah sekolah libur panjang. Dan sensus ini perlu dilakukan secara terus menerus atau dengan prinsip kontinuitas.  Pada umumnya sensus ini dilaksanakan secara nasional, tetapi dibawahi oleh kondisi daerahnya masing-masing untuk menjaga tingkat keberhasilan.

4.      Waktu sensus secara periodik harus direncanakan, sebab pengambilan data dari rumah ke rumah waktunya harus bersamaan, jika dilakukan dengan waktu yang tidak tetap akan terjadi pencatatan ganda. Sensus dapat diselenggarakan dalam satu tahun atau beberapa tahun satu kali. Sering kali sensus yang dilakukan tidak memberi arti bagi perencanaan, dikarenakan dalam pengambilan data melalui telpon, atau pencatatannya dari orang tua dikirim ke sekolah atau data yang diperoleh berdasarkan laporan dari kepala sekolah, kemudian hanya memperkirakan sekian persen yang belum sekolah,

5.      Pembuatan peta sekolah dalam usaha mengembangkan sensus sekolah ini adalah school mapping ialah suatu bentuk untuk mengetahui semua data yang berkaitan dengan perencanaan dan pengawasan pendidikan yang disusun secara visual dan geografis dan berfungsi untuk membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan antara lain:

a)      Berapa jumlah sekolah.

b)      Apa jenisnya.

c)      Berapa beayanya.

d)     Dimana tempatnya.

e)      Apa tujuan sekolah sesuai dengan kebutuhan masyarakat.

f)       Apa fasilitasnya dan apa manfaatnya.

g)      Fasilitas apakah yang masih akan dibutuhkan.

h)      Dimana fasilitas tersebut akan dibangun berikutnya.

secara sederhana pembuatan peta sekolah adalah alat informasi dan data bagi strategi perencanaan program sekolah, antara lain:

a)      Segi penduduk - jumlah, kepadatan, anak  umur sekolah,yang tidak dan yang sekolah, dan yang belum sekolah.

b)      Komunikasi - jalan negara, kabupaten, kecamatan, jarak rumah dan tempat sekolah.

c)      Geografis - Gunung, sungai, rawa, kuburan

d)     Per-ekonomian - sawah, kebun, pusat perekonomian, pasar, pertokoan.

e)      Pendidikan/sekolah – lokasi, jarak, keadaan luas, jumlah lokal.

f)       Administrasi pemerintahan batas kampung, kecamatan, kabupaten/kotamadya.

2. Penerimaan Siswa Baru dan Syarat Syarat Pendaftaran

Penerimaan siswa baru dilakukan dengan pembentukan panitia PSB-(ketua umum, ketua pelaksana, sektretaris dan bendahara, anggota). Panitia tersebut disusun secara musyawarah dan terdiri dari semua unsur guru dan tenaga tata usaha dan dewan sekolah/komite sekolah dan bekerja sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan oleh kepala sekolah. Pedoman penerimaan siswa baru, antara lain:

a)      Pengumuman penerimaan siswa baru, (perlu diberikan gambaran sekolah tentang sejarah sekolah, Visi, Misi sekolah, kelengkapan fasilitas sekolah, tenaga kependidikan yang dimiliki atau hal-hal lain yang perlu di informasikan kepada calon siswa/pelamar.

b)      Pedaftaran calon siswa dilakukan oleh kepala sekolah melalui pengumuman yang secara terperinci yang berisikan waktu, tempat pendaftaran, syarat-syarat, model dan waktu tes di selenggarakan.

c)      Seleksi, memilih calon siswa diterima atau tidaknya.

d)     Syarat-syarat pendaftaran siswa baru:

·         Surat keterangan kelahiran /akte lahir

·         Surat keterangan kesehatan.

·         Salinan foto copy Raport/STTB terakhir/nilai UAN yang telah di syahkan oleh yang berwenang.

·         Membayar biaya pendaftaran sesuai dengan yang ditetapkan

·         Pas foto ukuran 3 x 4 atau 4 x 6 secukupnya

Selanjutnya, Bagi calon siswa yang diterima diharuskan mendaftar ulang pada lembaga sekolah yang menerimanya pada waktu daftar ulang dan melengkapi persyaratan-persyaratan administratif yang dibutuhkan sekolah.

3. Orientasi

Orientasi adalah kegiatan siswa baru untuk mengenalkan situasi dan kondisi  lingkungan sekolah sebagai tempat siswa tersebut menempuh pendidikan. Lingkungan sekolah adalah lingkungan fisik sekolah dan lingkungan sosial sekolah. Lingkungan fisik meliputi halaman sekolah, tempat berolaraga, halaman sekolah, jalan sekolah dan seluruh fasilitas yang disediakan yang berada dalam gedung sekolah. Sedangkan lingkugan sosial sekolah adalah kepala sekolah, para guru, tenaga tata usaha, teman-teman sesame siswa barunya, kakak-kakak kelas, termasuk juga peraturan sekolah yang berlaku, layanan-layanan sekolah bagi siswa dan kegiatan-kegiatan sekolah serta organisasi kesiswaan yang ada di sekolah.

Tujuan orientasi bagi siswa, supaya siswa mengetahui dan mengerti semua peraturan yang berlaku disekolah dan memotivasi siswa untuk ikut berpartisipasi di dalam kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh sekolah serta mempersiapkan fisik dan mental siswa dalam menghadapi situasi lingkungan baru di sekolah, sehingga para siswa baru mudah untuk beradaptasi dengan lingkungan belajarnya yang baru.

4. Upacara Penerimaan Siswa Baru

Siswa baru diterima dalam suatu upacara sekolah yang diselenggarakan di halaman sekolah. Dalam upacara tersebut kepala sekolah menjelaskan hal-hal sebagai berikut:

a.       Memperkenalkan semua guru dan staff sekolah

b.      Memperkenalkan pengurus siswa (OSIS)

c.       Menjelaskan program-program dan tata tertib sekolah

d.      Menjelaskan fasilitas yang dimiliki sekolah,

e.       Menjelaskan struktur persekolahan

Dengan upacara diharapkan siswa dapat mengerti dan mematuhi peraturan yang berlaku disekolah dan aktif dalam kegiatan kegiatan yang diselenggarakan sekolah. Dan kepada warga sekolah yang lama harus bersikap ramah, aktif membatu kepada siswa baru, supaya siswa baru merasa senang berada di lingkungan sekolah.

5. Penempatan siswa (Pembagian kelas / Grouping)

Menurut William A. Jeager pengelopokan siswa didasarkan pada:

1)      Fungsi Integrasi adalah pengelompokan siswa berdasarkan umur, jenis kelamin dan sebagainya

2)      Fungsi Perbedaan adalah pengelompokan siswa berdasarkan perbedaan-perbedaan yang ada pada siswa seperti bakat, minat, kemampuan dan sebagainya.

Menurut Ny. S. Pakasi, pengelompokan  berdasarkan hasil belajar (achievement). Biasanya anak-anak dibagi atas 3 kelompok

1)      Kelompok anak yang cepat berfikirnya

2)      Kelompok anak yang sedang berfikirnya

3)      Kelompok anak yang lambat berfikirnya

Dan selanjutnya menurut Hedyat Soetopo (dalam Sukarti Nasihin dan Sururi,2009:211), dasar dasar pengelompokan peserta didik ada 5 macam, yaitu :

1)      Frienship Grouping

Pengelompokan peserta didik itu didasarkan pada kesukaan di dalam memilih teman antar peserta didik itu sendiri. Jadi dalam hal ini peserta didik mempunyai kebebasan di dalam memilih teman untuk di jadikan sebagai anggota kelompoknya.

2)      Achievement Grouping

Pengelompokan peserta didik itu didasarkan pada prestasi yang dicapai oleh siswa. Dalam pengelompokan ini biasanya diadakan percampuran antara peserta didik yang berprestasi tinggi dengan peserta didik yang berprestasi rendah

3)      Aptitude Grouping

Pengelompokan peserta didik itu didasarkan atas kemampuan dan bakat yang sesuai dengan apa yang dimiliki peserta didik itu sendiri.

4)      Attention or Interest Grouping

Pengelompokan peserta didik itu didasarkan atas perhatian atau minat yang didasari kesenangan peserta didik itu sendiri. Pengelompokan ini di dasari oleh adanya peserta didik yang mempunyai bakat dalam bidang tertentu namun si peserta didik tersebut tidak senag dengan bakat yang dimilikinya.

5)      Intellegence Grouping

Pengelompokan peserta didik itu didasarkan atas hasil tes intelegensi yang diberikan kepada pserta didik itu sendiri

MATERI SELANJUTNYA PERTEMUAN….. KEDUA

DAFTAR PUSTAKA

A. Sahertian. 1994. Dimensi administrasi pendidikan. Surabaya: Usaha Nasional.

Asnawir. 2005. Administrasi Pendidikan. Padang : IAIN IB Press.

Gunawan. 1996. Administrasi Sekolah: Administrasi Pendidikan Mikro.Jakarta: Rineka Cipta.

http://supian-hadi.blogspot.com/2012/01/administrasi-kesiswaan.html

Hamalik, Oemar, H. 2008. Dasar-Dasar Pengembangan Kurikulum, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Purwanto. M. Ngalim. 2008. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung: PT. Remja Rosdakarya.

Nawawi Hadari. 1993. Administrasi Pendidikan. Jakarta: CV. Haji Mas Agung

Soetopo Hendyat dan Soemanto Wasty.1994. Pengantar Operasional: Admistrasi Pendidikan. Surabaya: Usaha Nasional.

Soewarno dan Subari. 1991. Administrasi Pendidikan.Surabaya:Medio

Sukiyat, H. 2010. Kepemimpinan Pendidikan Indonesia: Dalam Kancah Perdagangan Bebas,  :Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Ilmiah.

Sururi dan Sukarti Nasihin. 2010. Manajemen Peserta didik. Bandung: Alfabeta.